Omschrijving van de categorieën persoonsgegevens

Uit het privacybeleid moet blijken welke persoonsgegevens precies worden verwerkt en tot welke categorie deze gegevens behoren.

    • Minimaal wordt het mailadres verwerkt. Dit adres kan mogelijk herleidbaar zijn tot een persoon en is daarmee mogelijk privacygevoelig.
    • In veel gevallen wordt ook een voornaam en achternaam gevraagd. Deze gegevens zijn privacy gevoelig.
    • Voor specifieke doeleinden kunnen meer gegevens gevraagd worden bij inschrijvingen voor activiteiten. Hieronder vallen in veel gevallen gegevens die privacy gevoelig zijn, zoals adres. Het verstrekken van deze gegevens is altijd facultatief.
    • Met nadrukkelijke toestemming van de betrokkene worden specifieke gegevens gedeeld met derden. Voorbeelden: dieetwensen voor cateraar, samenreis verzoeken, naw gegevens voor certificering met het Watersportverbond.

Grafische weergave: Digitale structuur NZKV

Beschrijving van de doeleinden van de verwerkingen

De doelen moeten duidelijk worden omschreven zoals het corresponderen over lidmaatschappen of het innen van contributie. Daarbij moet ook de juridische grondslag worden genoemd.

Waarvoor Wat Waar Juridische grondslag
Website mailadres, voor- en achternaam Database website, hosting: Antagonist, Nederland Alleen voor personen die wijzigingen aan de site aanbrengen of content toevoegen voor bijhouden logboek. Deze accounts worden niet verwijderd, maar kunnen wel geblokkeerd worden.
Mailinglijst mailadres, voor- en achternaam Database mailingprovider: Laposta, Nederland Laposta voldoet volledig aan de AVG (GDPR). Betrokkenen kunnen zelf altijd hun eigen gegevens inzien, wijzigen en verwijderen.
Inschrijvingen activiteiten

mailadres, voor- en achternaam, naw gegevens, telefoonnummer

 Google Forms, Google De minimale hoeveelheid informatie wordt gevraagd om ook in geval van nood voldoende informatie te hebben adequaat hulp te kunnen verlenen. Betrokkene kan zelf de gegevens wijzigen.
Gegevens worden maximaal een jaar bewaard.
Kalender mailadres Google Calendar, Google Alleen personen die rechten nodig hebben zullen middels hun mailadres geautoriseerd worden. Bij intrekken van de autorisatie wordt het mailadres verwijderd.

 

Rechten van betrokkenen

Uit het privacybeleid moet volgen hoe de privacyrechten van betrokkenen in de organisatie geborgd zijn en op welke wijze deze kunnen worden uitgeoefend.

  • Wanneer mogelijk kan de betrokkene zelf eigen gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. De uitzondering op verwijderen betreft de gegevens die gekoppeld zijn aan het logboek van de website. Die zullen niet verwijderd worden, maar geblokkeerd. Dit heeft slechts betrekking tot een specifieke groep, hoofdzakelijk bestaand uit bestuurders NZKV en instructeurs. Van alle andere bezoekers van de site wordt niets verzameld of geregistreerd. Ook worden er geen cookies geplaatst.
  • De betrokkene kan altijd een verzoek tot inzien, wijzigen of verwijderen van de eigen gegevens indienen. Dat zal binnen redelijke termijn zo snel mogelijk worden uitgevoerd.
  • Gegeven persoonsgegevens worden niet (her)gebruikt voor andere doeleinden.
  • De betrokkene die toestemming heeft gegeven tot het publiceren van afbeelding en/of persoonlijke gegevens, kan eerder gegeven toestemming altijd achteraf weer intrekken. Publicaties op de website zullen binnen redelijke termijn zo snel mogelijk overeenkomstig worden aangepast.
Voor activiteiten waar vaarexamens worden gehouden

Wijzigingen ten opzichte van de tabel "Beschrijving van de doeleinden van de verwerkingen"

  • Aanpassing bestaande tabel:
    • Inschrijving activiteiten moet bijkomen:
      • noodcontact naam en telefoon nummer / e-mail
      • status van behaalde kajak vaardighedenstaten en diplomas
  • Nieuw toe te voegen:
    • voor activiteiten waar vaarexamens worden gehouden
      • data conform "inschrijving activiteiten"
      • geboortedatum
      • geboorteplaats
      • Watersportverbond lid nummer
      • Additionele data is om diplomas aan te vragen bij het watersportverbond
    • Lijst van examenkandidaten, de NZKV houd een lijst bij van vaarders die in opleiding zijn en de status van hun certificaten en logboeken
      • naam
      • e-mail
      • status van diplomas
      • status van ZV & ZVE theorie
      • status van (ZV & ZVE) logboeken
      • Doel van deze informatie is om vaarders te kunnen informeren betreft examens en om vooraf logboeken te kunnen goedkeuren om dubbel indienen / checken van deze te kunnen voorkomen
      • <<<Hoe vaak ga je deze opschonen - stel voor 1 x elke 3 jaar>>> - of lopend... of niet ... maar wees duidelijk.